Miten käsitellä tunteita herättäviä asioita yhtiökokouksessa?

Yhtiökokouksessa käsitellään ja päätetään omaan kotiin, asumiseen, oikeuksiin, viihtyvyyteen, turvallisuuteen ja talouteen liittyviä asioita. On ymmärrettävää, että käsiteltävät asiat voivat herättää voimakkaitakin tunteita. Ristiriitoja ei voida aina välttää, kun päättämässä on eri ikäisiä ja eri elämän tilanteessa olevia osakkaita omine tavoitteineen ja näkemyksineen.

Taloyhtiön hallituksella ja yhtiökokouksen puheenjohtajalla on keskeinen rooli siinä, miten keskustelu ja päätöksenteko etenevät. Kiistanalaiset asiat eivät ole epäonnistumisia, ne ovat merkki siitä, että asiat ovat tärkeitä ja osakkaat välittävät. Alla käytännön vinkkejä yhtiökokouksen tunteita herättäviin tilanteisiin.

Tunnista mahdolliset ristiriidat

Useimmat kiistat eivät synny yllättäen. Ne liittyvät usein samoihin teemoihin:

  • suuret remontit ja kustannukset
  • vastikkeet ja talous
  • pysäköinti, yhteiset tilat, lemmikit, melu
  • vastuunjako taloyhtiön ja osakkaiden välillä

Puheenjohtajan kannattaa jo ennen kokousta:

  • tunnistaa, mitkä kohdat voivat juuri meidän taloyhtiössämme tai asian käsittelyssä herättää tunteita
  • pyytää isännöitsijältä faktat ja perustelut valmiiksi
  • miettiä, miten asia käsitellään mahdollisimman selkeästi

Valmistautuminen tuo varmuutta ja rauhaa, ja se näkyy ja tuntuu ja voi helpottaa asian käsittelyä.

Pidä faktat ja mielipiteet erillään

Kiistanalaiset keskustelut menevät helposti tunteisiin ja sekaisin siksi, että tunne ja tieto sekoittuvat keskenään. Puheenjohtajalle hyvä työkalu on tehdä näkyvä ero:

  • faktat, mitä laki, yhtiöjärjestys, taloyhtiön säännöt tai päätökset edellyttävät
  • mielipiteet, mitä osakkaat toivovat tai kokevat

Hyviä puheenjohtajan lauseita:

  • “Käydään ensin läpi faktat ja sitten kommentit ja mielipiteet.”
  • “Tämä on hyvä ja tärkeä huomio, mutta katsotaan, mitä asiakirjat, säännöt sanovat.”

Kun yhteinen tietopohja on selvä, keskustelu rauhoittuu usein itsestään.

Anna tilaa keskustelulle, mutta rajaa sitä

Osakkaita pitää kuulla, mutta rajattomasti jatkuva väittely ei palvele ketään. Puheenjohtaja voi ohjata keskustelua esimerkiksi:

  • sallimalla puheenvuoroja kaikille halukkaille
  • rajoittamalla yksittäisten puheenvuorojen pituutta
  • estämällä saman asian toistamisen

Esimerkki:

“Kiitos tästä näkökulmasta, annetaan puheenvuoro seuraavalle.”

Napakka mutta asiallinen ohjaus koetaan yleensä reiluna.

Säilytä puolueeton ja rauhallinen ote

Puheenjohtajan ei tarvitse olla näkymätön, mutta hänen tulee olla puolueeton. Kiistanalaisessa asiassa:

  • älä asetu avoimesti kenenkään “puolelle”
  • älä vähättele tunteita, vaikka ne tuntuisivat liioitelluilta
  • pidä oma äänenkäyttö rauhallisena

Muista: puheenjohtajan rauha tarttuu, samoin kiihtymys.

Jos keskustelu kuumenee, voi pyytää pitämään keskustelun asiallisena ja kunnioittavana.

Tuo päätöksenteko takaisin keskiöön

Kiistanalainen asia ei ratkea loputtomalla keskustelulla. Puheenjohtajan tehtävä on palauttaa fokus siihen, mistä ollaan päättämässä:

  • mikä on hallituksen ehdotus
  • mitä vaihtoehtoja on
  • vaatiiko asia äänestystä

Selkeä siirtymä auttaa:

“Olemme keskustelleet asiasta ja kuulleet esitetyt näkemykset, siirrytään päätöksentekoon.”

Päätöksen jälkeen asia on kokouksessa käsitelty, vaikka kaikki eivät olisi siihen tyytyväisiä.

Hyödynnä taukoa

Jos tunteet kuumenevat liikaa, lyhyt tauko voi rauhoittaa tilanteen.

Tee lopputulos ja perustelut näkyviksi

Kiistan jälkeen on erityisen tärkeää, että:

  • päätös sanotaan ääneen selkeästi
  • mahdollinen äänestystulos todetaan yksiselitteisesti
  • pöytäkirjaan jää selkeä merkintä

Hyvä lopetus voi myös purkaa jännitystä:

“Kiitos rakentavasta keskustelusta, vaikka näkemykset erosivat.”

Puheenjohtaja pitää suunnan

Kiistanalaiset asiat eivät ole epäonnistumisia, ne ovat merkki siitä, että asiat ovat tärkeitä ja osakkaat välittävät. Puheenjohtajan tehtävä ei ole poistaa erimielisyyksiä, vaan:

  • luoda turvallinen rakenne keskustelulle
  • huolehtia oikeudenmukaisesta käsittelystä
  • viedä asia päätökseen asiallisesti

Kun tämä onnistuu, kokous vahvistaa taloyhtiön toimivuutta ja yhteishenkeä.

Hyvä kokous syntyy puheenjohtajan, hallituksen, isännöitsijän ja osakkaiden yhteistyöstä.

Isännöitsijän tehtävänä on tukea puheenjohtajaa kokouksen valmistelussa ja varmistaa, että päätöksenteolla on selkeä tietopohja.